Dacă ți-a spus contabilul că trebuie să depui SAF-T pentru SRL și n-ai înțeles ce înseamnă asta, ești în locul potrivit. Răspunsul scurt: da, te privește. Aproape sigur. Din 2025, SAF-T pentru SRL mic, microîntreprindere sau firmă fără TVA nu mai este opțional. Perioada de grație s-a terminat. Amenzile se aplică de la prima perioadă neraportată.
Articolul ăsta urmărește un singur traseu: pornești de la „am un SRL” și ajungi la „știu ce trebuie să fac azi”. Fără teorie inutilă.
Mă privește sau nu? Răspuns rapid pentru fiecare tip de firmă
Regula generală: dacă firma ta ține contabilitate în partidă dublă, depui D406. Asta include aproape toate formele juridice: SRL, SA, SNC, asociații, societăți cooperative. Forma de impozitare nu contează. SAF-T pentru SRL funcționează la fel indiferent dacă ești microîntreprindere sau plătitor de impozit pe profit.
Câteva situații concrete:
- SRL mic, sub 1 milion euro cifră de afaceri: da, depui
- Microîntreprindere cu impozit de 1%: da, depui, pentru că microîntreprinderea ține contabilitate în partidă dublă
- SRL neplătitor de TVA: da, depui, trimestrial
- Firmă nou-înființată, cu prima lună de activitate: da, depui din prima perioadă fiscală
- SRL fără activitate în luna respectivă: da, depui un fișier pe zero
- Firmă suspendată oficial la ONRC: nu depui pe perioada suspendării. Aceasta e singura excepție clară
Sursa pentru aceste categorii: pagina oficială SAF-T pe site-ul ANAF, care trimite la Ordinul ANAF nr. 1783/2021 cu modificările ulterioare.
Ce este de fapt SAF-T pentru SRL: un export, nu un formular
Cea mai frecventă confuzie: lumea crede că D406 e un formular pe care îl completezi manual, ca un decont de TVA. Nu e. SAF-T pentru SRL este un fișier XML generat automat din programul de contabilitate. Tu sau contabilul tău nu tastați nimic direct în el. Programul exportă datele din evidența contabilă, iar fișierul rezultat se transmite prin SPV.
Asta înseamnă că dacă programul de contabilitate e actualizat și datele sunt corect introduse, procesul e pur tehnic. Dacă programul e vechi sau datele au erori, fișierul va fi respins la validare. Problema nu e D406-ul în sine, ci calitatea datelor din evidența contabilă.
Dimensiunea fișierului depinde de volumul tranzacțiilor. O firmă mică cu 20 de facturi pe lună produce un fișier de câțiva megabyți. O firmă cu sute de mișcări de stoc zilnice produce ceva mult mai mare. Logica e aceeași, volumul diferă.
Termenele de depunere în 2026, explicate simplu
Termenul depinde de cât de des depui TVA-ul. Dacă ești plătitor de TVA lunar: depui D406 în fiecare lună, până în ultima zi a lunii următoare. Ianuarie are termen 28 sau 29 februarie, iunie are termen 31 iulie. Dacă ultima zi cade sâmbătă sau duminică, termenul se mută la prima zi lucrătoare.
Dacă ești plătitor de TVA trimestrial, semestrial, anual sau neplătitor de TVA: depui D406 trimestrial. Termenele pentru 2026: T1 (ian-mar) → 30 aprilie; T2 (apr-iun) → 31 iulie; T3 (iul-sep) → 31 octombrie; T4 (oct-dec) → 31 ianuarie 2027.
ANAF publică remindere înaintea fiecărui termen pe platforme specializate. Dacă nu vrei să depinzi doar de contabil pentru alertă, abonează-te la un calendar fiscal sau la newsletter-uri care republică termenele ANAF.
SAF-T pentru SRL fără activitate: depui sau nu?
Depui. Chiar dacă firma n-a emis nicio factură, n-a plătit nimic și n-a avut niciun angajat în luna sau trimestrul respectiv, obligația rămâne. Ce transmiți în loc de un fișier obișnuit se numește „fișier vid”: antetul cu datele firmei și structurile XML obligatorii, dar fără linii de tranzacții.
Nedepunerea fișierului pe zero se sancționează la fel ca nedepunerea unui fișier cu tranzacții. ANAF nu face distincție. Singura excepție rămâne firma cu suspendare înregistrată oficial la ONRC, nu cea care pur și simplu n-a lucrat.
Amenzile exacte: cât plătești și de unde vine suma
Baza legală: Codul de procedură fiscală, art. 219 și următoarele. Textul complet e disponibil pe site-ul ANAF, secțiunea legislație.
Pentru nedepunere D406 la termen: amendă între 1.000 și 5.000 lei per perioadă raportată. Amenda se aplică pentru fiecare perioadă neraportată separat. Dacă ai ratat 3 trimestre, poți primi 3 amenzi distincte, adică până la 15.000 lei cumulat.
Pentru date eronate sau incomplete în fișierul transmis: sursele care citează direct ANAF indică o amendă de 500-1.500 lei. Alte surse secundare citează un interval diferit pentru aceeași categorie. Textul Codului de procedură fiscală este autoritar față de orice rezumat de pe web. Dacă ai o situație concretă, verifică la sursă sau cere contabilului trimiterea la articolul exact.
Important: dacă corectezi fișierul până la termenul următor de depunere, nu ești sancționat pentru eroarea anterioară. Această excepție e prevăzută explicit în lege și permite corectarea greșelilor fără amendă, dacă reacționezi repede.
Ai ratat deja termene. Ce faci acum, pas cu pas
Nu există o procedură de anulare a obligației. Depunerea cu întârziere e mai bună decât nedepunerea, pentru că limitează amenzile viitoare și demonstrează bună credință.
Pasul 1: Spune-i contabilului că trebuie generate fișierele D406 pentru perioadele ratate. Fiecare perioadă generează un fișier separat, nu un fișier cumulativ.
Pasul 2: Contabilul validează fiecare fișier local cu DUKIntegrator, programul oficial ANAF de validare, înainte de transmitere. Un fișier nevalidat care ajunge la server și e respins înseamnă timp pierdut și risc de erori noi.
Pasul 3: Fișierele validate se transmit prin SPV (Spațiul Privat Virtual). Ai nevoie de acces ca reprezentant legal sau de un mandat dat contabilului. Dacă nu ai acces la SPV, asta e prioritatea unu, înainte de orice altceva.
Pasul 4: Salvezi recipisa de confirmare pentru fiecare fișier transmis. Recipisa e dovada că ai depus. Fără ea, nu poți demonstra că ai transmis dacă apare o dispută.
Amenda pentru perioadele ratate se va aplica la primul control sau la o verificare automată. Depunerea ulterioară nu anulează amenda, dar limitează extinderea lor la perioadele neacoperite.
Cele mai frecvente motive de respingere la validare
Plan de conturi neactualizat: programul exportă conturi care nu corespund structurii cerute de ANAF. Se rezolvă printr-o actualizare a programului sau prin corectarea mapping-ului.
GeneralLedgerEntries neechilibrate: suma debitelor nu e egală cu suma creditelor per înregistrare contabilă. Înseamnă că există erori în contabilitate, nu în export.
Furnizori sau clienți absenți din MasterFiles: fișierul conține tranzacții cu parteneri care nu sunt listați în nomenclatoare. Programul trebuie să includă toți partenerii cu care s-au înregistrat tranzacții.
Perioadă greșită în antet: fișierul declară că acoperă o altă perioadă decât cea pentru care se depune. Eroare de configurare la export, se verifică înainte de transmitere.
Fișier vid netransmis pentru perioade inactive: firmele fără tranzacții presupun că nu au obligație. Greșit. Fișierul vid, chiar fără linii de tranzacții, e obligatoriu.
SAF-T pentru SRL nou-înființat: de când depui?
De la prima perioadă fiscală. Dacă firma s-a înregistrat în martie 2026 și ești plătitor de TVA trimestrial, prima obligație D406 acoperă T2 (aprilie-iunie 2026), cu termen la 31 iulie 2026.
Dacă ai înregistrat firma și n-ai avut nicio tranzacție în primul trimestru, depui fișierul vid pentru acel trimestru. Nu există „perioadă de acomodare” pentru firmele noi înregistrate după 2025.
Cine produce fișierul: contabilul sau programul?
Programul de contabilitate produce fișierul XML. Contabilul configurează exportul, validează datele și transmite prin SPV. Dacă programul e vechi și nu are modulul SAF-T actualizat, contabilul nu poate face mare lucru manual. XML-ul D406 are mii de linii pentru o firmă medie.
Dacă ai un contabil extern, asta e prima întrebare de pus: „Programul tău generează D406 și e la zi cu schema XSD curentă ANAF?” Un răspuns vag nu e suficient. Cere să vadă ultima recipisă de acceptare din SPV.
Ca administrator, ai de făcut trei lucruri: asigură-te că ai acces la SPV sau că ai dat mandat contabilului, că datele din evidența contabilă sunt complete (facturi înregistrate la timp, plăți reconciliate), că ai un sistem de alertă pentru termene. Restul e treaba programului și a contabilului.
Lista de verificare înainte de termen
Dacă ai câteva zile până la termenul următor, asta e lista scurtă. Pune-o pe birou sau trimite-o contabilului.
Contabilul are acces la SPV al firmei sau există un mandat activ. Programul de contabilitate e actualizat la ultima versiune cu schema XSD curentă. Datele contabile ale perioadei sunt complete: toate facturile introduse, plățile reconciliate, mișcările de stoc înregistrate. SAF-T pentru SRL se generează cu DUKIntegrator, validat fără erori. Fișierul se transmite prin SPV și recipisa se salvează.
Dacă orice pas de mai sus e în aer, asta e conversația de azi cu contabilul, nu mâine.
Dacă urmărești și digitalizarea mai largă a proceselor firmei, uneltele care automatizează raportarea și monitorizarea pot fi utile: citește despre automatizarea rapoartelor cu AI, sau despre cum Claude AI poate face audit rapid pe date structurate. Nu e același domeniu, dar logica de a scoate munca repetitivă din mâinile oamenilor e aceeași.
Construim astfel de sisteme pentru firme mici si medii din Romania. Daca vrei sa stii daca raportarea si evidenta din firma ta se preteaza la automatizare, scrie-ne la office@seoclub.ro. Prima discutie e despre cazurile particulare ale firmei tale, nu o prezentare generica.
